Du bist Teil des Teams Operations und verantwortest die Bereiche Büroorganisation sowie Reise- und Eventmanagement. Im Einzelnen gehören dazu folgende Aufgaben:

• Du bist die erste Anlaufstelle für externe Anfragen (Email / Telefon), unterstützt die Geschäftsleitung bei der Terminplanung und empfängst Gäste im Berliner Büro;

• Du begleitest neue Kolleg*innen, gut im Büro und im Team anzukommen;

• Du hilfst dabei, Veranstaltungen und Dienstreisen vorzubereiten und abzurechnen. Dafür organisierst du Räumlichkeiten und Catering, sowie Logistik und Abrechnung - z.B. bei den jährlichen Team Retreats, Trainings, projektbezogenen Veranstaltungen oder Besprechungen;

• Als zentrale Ansprechperson unterstützt Du das Team bei der Vor- und Nachbereitung von Events und Dienstreisen (inkl. DB-Firmenkonto, Rückerstattungen)

• Du bist key userin unseres CRM-Systems und übernimmst das Onboarding neuer Kolleg*innen. Vorkenntnisse sind nicht zwingend notwendig. Du wirst ausführlich eingearbeitet.

• Du bearbeitest die Ein- und Ausgangs­post;

• Du bestellst Bürobedarf und Arbeitsmittel;

• Du koordinierst die Ausstattung der Büroräume und Arbeitsplätze;

• Du unterstützt bei Bedarf im Spendenmanagement und der vorbereitenden Buchhaltung (Rechnungslegung, Vertragsmanagement, Spendennachweise);

• Du pflegst, verwaltest und sicherst die Qualität unserer Beleg- und Datenablage und Archive.

• Du hast bereits erste Berufserfahrung in der Büroorganisation/Teamassistenz oder ähnlichen Tätigkeiten gesammelt;

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliche oder verwaltungstechnische Grundkenntnisse sind von Vorteil, aber wir sind offen für Quereinsteiger*innen;

• Du bist textsicher und kommunikationsstark in Wort und Schrift auf Deutsch und Englisch;

• Du bist sicher im Umgang mit MS-Office-Anwendungen und bereit, dich mit Hilfe in weitere Programme einzuarbeiten (z.B. Atlassian/Confluence, HR-Software, Trello, u.ä.);

• Du überzeugst mit deiner zuverlässigen und sorgfältigen Arbeitsweise und hast Freude daran, deine Aufgaben selbstständig und eigeninitiativ anzugehen;

• Du kannst dich mit unseren Werten identifizieren und bist motiviert, dich in die Aufgaben und Abläufe in einer gemeinnützigen Organisation einzuarbeiten.

• Du bist Teil eines Teams, das dafür kämpft, die Gesellschaft gerechter, demokratischer, inklusiver und nachhaltiger zu machen;

• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit abwechslungsreichen Aufgaben und Gestaltungsmöglichkeiten in einem kleinen Operationsteam;

• Wir pflegen eine kollegiale und wertschätzende Arbeitskultur, Teamklausuren und -events gehören ebenso dazu wie Skill-Sharing-Workshops;

• Flexi­ble Arbeits­zeitmodelle, 30 Tage Urlaub, Überstunden werden mit Freizeitausgleich abgegolten, Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge, Mobilitätszuschlag und ein persönliches Weiterbildungsbudget;

• Wir unterstützen Dich durch individuelle Fortbildungen und Teamtrainings dabei, dich beruflich so weiterzuentwickeln, wie es zu deinen Stärken und Interessen passt;

• Eine Vergütung zwischen 1500 -1750 EUR brutto je nach Qualifikation bei 20h/Woche;

• Ein zunächst auf 2 Jahr befristeter Vertrag über eine Teilzeitstelle mit 20 Wochenstunden. Wir streben eine Weiterbeschäftigung und langfristige Zusammenarbeit an.

Um ein wertschätzendes, harmonisches Arbeitsklima zu schaffen, haben wir in unserem Leitbild Werte und Prinzipien definiert, die deinen Arbeitsalltag prägen werden.

Chancengerechtigkeit ist uns wichtig, wir streben eine ausgewogene und vielfältige Zusammensetzung unseres Teams und unserer Leitungsgremien an. Wir ermutigen besonders Personen mit familiärer Migrations- oder Fluchtgeschichte, Black People und People of Color, Menschen, die sich zu LGBTIQ* zählen, oder Menschen, die Diskriminierung erfahren (haben), sich bei uns zu bewerben. Schreib uns, falls wir etwas an diesem Einstellungsprozess verbessern sollten, um ihn inklusiver zu machen.

Bitte sende uns die folgenden Unterlagen per E-Mail bis spätestens zum 26. August 2024 (12 Uhr) hier oder per E-Mail an jobs@algorithmwatch.org (ohne Foto, ohne Angaben zum Alter und Familienstand):

• ein kurzes Motivationsschreiben und deinen Lebenslauf

• dein mögliches Startdatum

Wir melden uns mit einer kurzen Bestätigung. Dann hörst du innerhalb von zwei Wochen von uns, wenn dein Profil gut zu uns passt und wir dich kennenlernen möchten. Wir werden laufend zu Interviews einladen. Bei Fragen schreibe uns gerne: jobs@algorithmwatch.org. Die Vorstellungsgespräche finden vor Ort oder via Videocall statt. Reisekosten für die Bewerbungsgespräche übernehmen wir, sofern sie nicht von der Arbeitsagentur getragen werden (innerhalb Deutschlands bzw. in einem angemessenen Rahmen).

Mit deiner Bewerbung gehen wir datenschutzkonform um. Weitere Informationen erhältst du in unserer Datenschutzerklärung.